人を増やす前に整理すべき業務
採用の前に
人を増やす、という判断が頭に浮かぶとき。
多くの場合、その前に
「このままのやり方では、そろそろ回らなくなりそうだ」
という感覚が生まれています。
業務が滞り始めたり、
誰かの負担が目に見えて増えてきたり。
こうした違和感が積み重なった結果として、
「人を増やした方がいいのでは」という考えに行き着くことが多いように感じます。
ただ、そのまま採用へ進む前に、一度整理しておきたいことがあります。
目次
人手不足に見える状態の正体
人が足りない、と感じるとき。
本当に人の数そのものが足りていないのか、
一度立ち止まって考えてみる余地があります。
実際の現場では、
次のような状態が重なっていることも少なくありません。
- 判断が特定の人に集中している
- 業務の流れが全体として把握できていない
こうした状態が続くと、
実際の業務量以上に、忙しさが強く感じられます。
その結果として、
「人が足りない」という感覚が生まれます。
人を増やしても解消しない業務
では、人を増やせば解決するのか。
そう単純にいかない業務も、実際には多くあります。
- 判断基準が人によって違う業務
- 毎回やり方が変わる作業
- 確認や修正が頻繁に発生する業務
これらの業務は、
人を増やしても、かえって説明や確認が増えがちです。
問題は人数ではなく、
業務の組み立て方そのものにあります。
採用前に見直したい業務の切り分け
人を増やす前に、
まず目を向けたいのは、
業務の中に含まれている「判断」の多さです。
作業と判断が混ざったままになっていないか
ここが整理されていないと、
どこまで任せてよいのかが見えません。
逆に言えば、
この切り分けができるだけで、
任せられる範囲がはっきりしてきます。
業務量ではなく「詰まり」を見る
忙しさの理由を考えるとき、
つい業務量の多さに目が向きがちですが、
実際には「止まっている場所」が原因になっていることもあります。
- 誰かの判断待ちで手が止まっていないか
- 同じ確認を何度も挟んでいないか
こうした詰まりが残ったままだと、
人を増やしても、現場は楽になりません。
採用前に整理すべき業務の例
採用を考え始めた段階で、
一度、業務を整理してみると見えてくるものがあります。
- 日常的に発生している定型作業
- 特定の人しか分からない業務
- 判断や確認が集まりやすい作業
これらは、
人を増やす前に調整できる可能性がある業務です。
整理せずに採用すると起きること
業務を整理しないまま採用すると、
新しく入った人に、
これまでのやりづらさや混乱を、そのまま渡すことになります。
結果として、
教える側の負担が増え、現場は余計に忙しくなる
ということが起こりがちです。
整理は採用を否定するものではない
採用前に業務を整理することは、
人を増やさない、という選択ではありません。
採用をうまく機能させるための準備です。
業務整理が採用判断を軽くする
業務が整理されていると、
- 何を任せたいのか
- どんな役割が必要なのか
が、無理なく言葉にできます。
その結果、
採用の判断が、現実的なものになります。
人を増やす前に一度立ち止まる
人を増やすという判断は、
体制そのものに影響する判断です。
だからこそ、
一度立ち止まり、業務を見直す時間を取ってみてください。
人を増やす前に、
「何が回っていないのか」
を整理できていれば、
採用は負担ではなく、前に進むための選択
になります。
採用を考え始めたときこそ、
業務の中身を、静かに見直してみる価値があるはずです。